Чтобы выбрать CRM, предпринимателю нужно сначала описать задачи, которые система должна закрыть, затем проверить две-три подходящие системы на пробном периоде с реальными сделками и посмотреть, какие отчёты они дают. Выбор по списку функций или по совету знакомых часто заканчивается CRM, которую через полгода никто не открывает. В коротком видео мы рассказали об этих трёх шагах, а в статье разобрали каждый подробнее.
Шаг 1. Опиши задачи до того, как смотреть системы
Техническое задание для небольшой компании не обязано быть толстым документом. Хватит одной страницы, где ты ответишь на вопросы:
- откуда приходят заявки: сайт, звонки, WhatsApp, Telegram, Авито, почта;
- какие этапы проходит сделка от заявки до оплаты и кто отвечает за каждый этап;
- что сейчас теряется: заявки без ответа, забытые перезвоны, клиенты, которые не вернулись;
- какие цифры ты хочешь видеть каждую неделю;
- с чем CRM должна быть связана: телефония, 1С, сайт, мессенджеры.
Этот список сразу отсекает лишнее. Если основная часть заявок идёт из мессенджеров, системе нужна нормальная интеграция с ними, а не модуль управления проектами. Если продажи длинные и в сделке участвуют несколько человек, понадобятся задачи, роли и полная история контакта. Подробно критерии мы разобрали в статье «Критерии выбора CRM-системы».
Шаг 2. Проведи через систему реальные сделки
У популярных облачных CRM есть пробный доступ или бесплатный тариф. Частая ошибка — потратить его на просмотр интерфейса. Лучше заранее выбрать 10–20 текущих сделок и провести их через систему от заявки до оплаты вместе с одним-двумя менеджерами.
Что проверить на тесте:
- Сколько действий нужно менеджеру, чтобы завести сделку из входящего звонка или сообщения.
- Попадают ли заявки с сайта и из мессенджеров в CRM сами, без ручного копирования.
- Можно ли настроить этапы воронки и обязательные поля без программиста.
- Удобно ли работать с телефона: многие владельцы и менеджеры смотрят сделки не за компьютером.
- Как устроены права доступа: кто видит чужие сделки и может ли менеджер выгрузить базу.
Главный критерий на этом шаге простой: захотят ли менеджеры работать в системе каждый день. Если через неделю теста они снова ведут клиентов в блокноте, количество функций уже не важно.
Шаг 3. Посмотри отчёты и запас на рост
CRM покупают ради управляемости, поэтому на пробном периоде открой отчёты и проверь, видно ли из них:
- сколько заявок пришло и из каких каналов;
- на каком этапе воронки застревают сделки;
- сколько сделок ведёт и закрывает каждый менеджер;
- сколько денег в работе и когда они ожидаются.
Какие показатели отслеживать в первую очередь, мы собрали в статье «Показатели продаж в CRM». Отдельно подумай о росте. Через год может понадобиться связка со складом, второй отдел продаж или ИИ-агент, который отвечает клиентам ночью. Проверь, есть ли у системы открытый API и готовые интеграции, чтобы потом не переезжать на другую CRM.
Облако или коробка, amoCRM или Битрикс24
Малому и среднему бизнесу обычно подходит облачная CRM: её не нужно ставить на свой сервер, обновления приходят сами. Коробочная версия нужна, когда есть жёсткие требования к хранению данных или серьёзные доработки под свои процессы.
Из облачных систем мы чаще всего внедряем amoCRM и Битрикс24. amoCRM удобна, когда продажи идут через воронку и мессенджеры и команде нужна простая система. Битрикс24 подходит, когда кроме продаж в одном месте нужны задачи, проекты, документы и внутренние коммуникации. Это упрощение, окончательный выбор зависит от задач из первого шага. Сравнение по другим параметрам есть в статье «Выбор CRM-системы».
Как выбрать подрядчика на внедрение
Систему можно настроить самостоятельно, но CRM чаще не приживается из-за внедрения, чем из-за выбора. Хороший подрядчик сначала разбирается в процессе продаж и только потом настраивает воронку. Спроси у него:
- с какими CRM он работает и какие интеграции делал: телефония, 1С, мессенджеры;
- может ли показать похожие проекты;
- как будет проходить обучение менеджеров;
- что входит в сопровождение после запуска.
Мы внедряем amoCRM и Битрикс24 и подключаем к ним телефонию, 1С и мессенджеры. Начинаем с бесплатного экспресс-аудита процесса продаж: за час разбираем, где теряются заявки, и предлагаем план. Подробнее — на странице внедрения amoCRM и Битрикс24. Если система уже выбрана, переходи к статье «С чего начать внедрение CRM».
Частые вопросы
Какую CRM выбрать для малого бизнеса?
Ту, которая закрывает твои задачи и в которой менеджеры готовы работать каждый день. Для продаж через воронку и мессенджеры часто подходит amoCRM, для команды, которой нужны ещё задачи и проекты, — Битрикс24. Проверь обе на пробном периоде на реальных сделках.
Нужно ли техническое задание, если компания небольшая?
Нужно, но короткое. Одной страницы с каналами заявок, этапами сделки, нужными отчётами и интеграциями хватает, чтобы сравнивать системы по своим задачам.
Сколько времени тестировать CRM перед покупкой?
Столько, чтобы провести через неё реальные сделки от заявки до оплаты. Обычно для этого хватает пробного периода, если заранее выбрать сделки и подключить к тесту менеджеров.
Можно ли внедрить CRM самостоятельно?
Базовую настройку можно сделать самому. Сложности начинаются с интеграциями (телефония, 1С, сайт), правами доступа и автоматизацией. Если CRM нужна быстро и без переделок, проще пригласить подрядчика, который уже делал такие проекты.